Eine der Ursachen ist nach Ansicht der Verwaltung die Baustandserfassung, die zu Beginn des Projektes nicht in ausreichendem Umfang beauftragt wurde, weil das invasiver Untersuchungen bedurft hätte. Diese konnten nicht im laufenden Betrieb durchgeführt werden, eine noch frühere Schließung der Halle sollte aber vermieden werden. Stattdessen wurden an verschiedenen Stellen des Gebäudes und des Untergrundes 152 Probebohrungen gemacht. Auf dieser Basis war das Schadensbild allerdings nicht in dem Maße erkennbar, wie es sich später beim Entkernen des Gebäudes zeigte.

Die Verwaltung leitet daraus ab, dass künftig bei der Erfassung des Bauzustands invasiver vorgegangen werden muss, auch wenn dies zu weiterem zeitlichen Vorlauf führt. Im Falle der Beethovenhalle geht man von sechs Monaten aus, die angesichts der vorhandenen Buchungen und des angestrebten Fertigstellungstermins rechtzeitig vor dem Beethovenjahr 2020 nicht möglich schienen.

Ungünstig hat sich auch die Entwicklung unterschiedlicher Varianten für die Sanierung und Modernisierung ausgewirkt, die zudem in Module unterteilt waren. Damit scheint der Eindruck entstanden zu sein, dass einzelne Module und Funktionalitäten ohne Auswirkungen auf die Gesamtplanung herausgelöst werden können. Das Resultat waren deutlich kompliziertere und damit längere Planungs- und Abstimmungsprozesse zwischen Fach- und Objektplanern. Künftig sollen die Bauherrenziele und der damit verbundene Planungsumfang sehr viel früher vollständig beschrieben und der politischen Beschlussfassung zugeleitet werden, um parallele Planungen möglichst zu verhindern.

In diesen Zusammenhang gehört auch die Zurückstellung von Teilen der Planung, weil – wie im Fall der Küche und des Studios – auf Spenden gehofft wurde. Der entsprechende Beschluss führte dazu, dass die Verwaltung als Bauherrin keine Ermächtigung mehr hatte, für diese Bereiche Kosten auszulösen. Als die zurückgestellten Module wieder in das Projekt aufgenommen werden mussten, war die Folge, dass Planungen teilweise nachgeholt bzw. an schon abgeschlossene Planungen angeschlossen werden mussten.

Auch dies gilt es in Zukunft zu vermeiden: Alle Funktionalitäten soll in den finalen Baubeschluss einbezogen werden.

Als nachteilig hat sich nach Einschätzung der Verwaltung das Finanzkonstrukt erwiesen. Während die meisten Bauprojekte im Wirtschaftsplan des Städtischen Gebäudemanagements abgebildet sind, liegt das Budget für Sanierung und Modernisierung der Beethovenhalle bei der Kernverwaltung. Die Mittel werden deshalb separat jeweils durch den Rat freigegeben, was eine hohe Transparenz mit sich bringt. Es hat allerdings auch unerfreuliche Nebeneffekte: Auch nichtöffentliche Informationen gelangen nach außen und versetzen Planer und Baufirmen in die Lage, sehr genau über Diskussionsprozesse und Budget-Höhen informiert zu sein. Das Ergebnis sind zahlreiche Nachtragsforderungen, die zwar zum größten Teil als unberechtigt zurückgewiesen werden können, aber gleichwohl zu hohem Arbeitsaufwand führen.

Eine gewisse „Erpressbarkeit“ liest die Verwaltung auch aus dem Zeitdruck ab, der mit Blick auf 2020 entstanden ist. Planer und Projektsteuerer hatten den von der Verwaltung als „sportlich ambitioniert“ bezeichneten Projektverlauf als machbar eingestuft. Dabei war von Anfang an ein Zeitpuffer von einem Jahr eingeplant worden. Die Einschätzung erwies sich jedoch als falsch. Nach Meinung der Verwaltung haben die Projektplaner nicht aktiv genug gegengesteuert, obwohl es zahlreiche entsprechende Gespräche und Zusagen gab.

Die Verwaltung will auch in dieser Hinsicht künftig mit deutlich höheren Zeitpuffern arbeiten, um die Verhandlungspositionen gegenüber Planern und Firmen zu stärken. 

Keinen Puffer gab es auch bei den Finanzen. Vor dem Hintergrund der Haushaltssicherung wurden keine Spielräume für Unvorhergesehenes, Risiken und Baukostensteigerungen eingeplant. Die Verwaltung empfiehlt deshalb den politischen Gremien, schon zum Start eines Bauprojekts zusätzlich zum eigentlichen Budget Verteuerungszuschläge zu beschließen. 

Auch das Projekt Beethovenhalle hat unter dem Mangel an Fachkräften in der Baubranche zu leiden, der sich seit Planungsbeginn deutlich verschärft hat. Das Resultat: Auf etliche Ausschreibungen gab es gar keine Angebote oder sie lagen sehr weit über den Kostenschätzungen. Um Planbarkeit und Kostentreue zu erhöhen, sollen bei Bauprojekten, die mit mehr als 25 Mio Euro veranschlagt sind, künftig zum Beispiel alternative Beschaffungsmethoden geprüft werden. Dazu gehören die Beauftragung von Generalplanern, -unternehmern oder –übernehmern und auch ÖPP-Modelle. Auch hierfür ist nach Ansicht der Verwaltung eine ausgiebige Vorbereitung der Planung und die Schaffung eines Bauherrenteams nötig, was allerdings zusätzliche Kosten verursachen würde. 

Wie schon berichtet, ist die Verwaltung in engem Austausch mit den Geschäftsführungen von Projektsteuerer und Objektplaner, um immer wieder die Leistungsdefizite aus Sicht der Bauherrin Stadt nachdrücklich anzusprechen. Beide haben Verstärkung ihrer Teams und ihrer Präsenz zugesagt. 

Um die entstandenen Verzögerungen teilweise aufzuholen und Kosten zu reduzieren, strebt die Verwaltung an, jene Firmen wieder in das Projekt zurückzuholen, die gekündigt haben. Gleichzeitig gehen die Arbeiten auf der Baustelle weiter. Der Schwerpunkt liegt auf der Fertigstellung von Dach und Fassade. Im Sommer soll unter anderem damit begonnen werden, das Dach mit Kupfer zu decken.

Bereinigt und aktualisiert wird derzeit auch intensiv der Terminplan als zentralem Steuerungsinstrument. Nach heutigem Stand geht der Objektplaner von einer Fertigstellung im Mai 2021 aus.

Wie sich die Kosten entwickeln, ist derzeit noch offen. Die Kostenprognose ist inzwischen allerdings um 30,82 Mio Euro netto gestiegen, Ursachen sind im Wesentlichen bauliche Nachträge und notwendige Zusatzleistungen. Die derzeitige Kostenprognose liegt damit bei 117,4 Mio netto. Die Risiken in der Berechnung werden mit 15,2 Mio Euro beziffert.

„Ich gehe davon aus, dass wir bis zur Sommerpause eine verbindliche Prognose vorlegen können, in die die jetzt noch unbekannten Variablen einbezogen sind“, so Oberbürgermeister Sridharan.