Das Projekt wird sich in zwei Teilprojekte untergliedern: ein Teilprojekt „Planung“, das beim Personal- und Organisationsamt angesiedelt wird, sowie ein Teilprojekt „Anmietung“, das beim Städtischen Gebäudemanagement (SGB) verortet wird. Zusätzlich wird eine Steuerungsgruppe unter der Gesamtprojektleitung des Stadtdirektors implementiert. Als Geschäftsstelle soll das Büro von Dezernat I – Allgemeine Verwaltung, Digitalisierung und Ordnung fungieren.
Um die Fachbereiche einzubinden, ist zudem geplant, in den Ämtern Umzugsbeauftragte zu benennen, die innerhalb des jeweiligen Amtes vor allem für die Kommunikation und Zuarbeit an die Teilprojekte zuständig sind.
Aufgaben des Teilprojekts „Planung“
Im Teilprojekt „Planung“ sollen unter anderem die Anforderungen definiert werden, die die künftige Liegenschaft beispielsweise in Bezug auf Erreichbarkeit, Barrierefreiheit, Mitarbeitersicherheit, Sitzungsräume oder den städtischen Fuhrpark erfüllen muss. Mit dem Ziel der gesamtstädtischen Flächenoptimierung („Flächenmanagement“) sollen die Mitarbeitenden zudem Synergien in beziehungsweise mit Bestandsgebäuden der Stadtverwaltung prüfen.
Zu den Aufgaben zählen außerdem die Grob- und Detailplanungen zur Belegung des neuen Gebäudes, die gemeinsam mit den Dienststellen sowie auf Basis von „new work“-Modellen erfolgt. Außerdem muss das Inventar der Dienststellen im Stadthaus erfasst, gegebenenfalls entsorgt oder einer anderen Nutzung zugeführt werden. Die notwendige Arbeitsplatzausstattung für die neue Liegenschaft muss geplant und beschafft werden.
In Zusammenhang mit der städtischen IT-Infrastruktur wird es zudem Aufgabe im Teilprojekt sein, den Umzug des zentralen Netzwerkknotens der Gesamtverwaltung, der sich bislang im Stadthaus befindet, in neue zentrale Räumlichkeiten zu planen und umzusetzen. Für die neue Liegenschaft selbst muss eine skalierbare Netzwerk- und Telekommunikationsinfrastruktur definiert, geplant und umgesetzt werden.
Auch Planung und Organisation des eigentlichen Umzugs in eine neue Liegenschaft gehören zu den Aufgaben im Teilprojekt „Planung“. Hier ist beispielsweise zu klären, in welcher Reihenfolge die Ämter und Fachbereiche umziehen. Im Anschluss an den Umzug soll das Teilprojekt eine „Hausherren-Funktion“ übernehmen, beispielsweise (Umzugs)Mängel klären, eine Hausordnung erstellen usw.
Aufgaben des Teilprojekts „Anmietung“
Vom Teilprojekt „Anmietung“, das beim Städtischen Gebäudemanagement angesiedelt wird, sollen Mietangebote eingeholt und dokumentiert sowie potenzielle Vermieter angesprochen werden. Die Mitarbeitenden sollen zudem notwendige Informationen und Unterlagen zu möglichen Mietobjekten beschaffen, Besichtigungen koordinieren und begleiten, Stellungnahmen beteiligter Fachämter und weiterer Stellen einholen sowie die Kommunikation mit den Anbietern übernehmen. Im Teilprojekt sollen eine Bewertungsmatrix erstellt und geführt, Angebote „erstbewertet“ sowie die Rechercheergebnisse für die Steuerungsgruppe, den Verwaltungsvorstand oder andere Gremien fachlich aufbereitet werden.
Zu den weiteren Aufgaben zählen unter anderem die Marktpreiseinschätzung von Immobilienangeboten, die baufachliche Bewertung der Objekte sowie die baufachliche Prüfung und Bewertung bezüglich gegebenenfalls notwendiger baulicher Anpassungen. Das Teilprojekt soll federführend die Vertragsverhandlungen führen, die Herrichtungsarbeiten nach Vertragsabschluss kaufmännisch begleiten und langfristig die Betreuung und Verwaltung des Objektes während der Mietzeit übernehmen.
Aufgaben des Projektteams und der Steuerungsgruppe
Ein Projektteam aus Vertreter*innen beider Teilprojekte übernimmt übergeordnete Aufgaben. Es soll unter anderem die Haushaltsmittel planen und bewirtschaften, für die fachliche Berichterstattung in den Gremien sorgen und Zukunftsmodelle für „new work“ entwickeln, beispielsweise für „aktivitätsbasiertes Arbeiten“, Raumbuchungssysteme oder digitale Zutrittskontrolle. Die Steuerungsgruppe behält den Gesamtprozess im Blick und soll in zentralen Fragen Entscheidungsfunktion haben sowie die Entscheidungen des Verwaltungsvorstands vorbereiten.
Personelle Ressourcen
In seiner Sitzung hat der Rat der Einrichtung der benötigten zusätzlichen Stellen zugestimmt: neun Stellen im Teilprojekt „Planung“ (wovon zwei bereits zu einem früheren Zeitpunkt eingerichtet wurden) und vier Stellen im Teilprojekt „Anmietung“. Alle Stellen werden unbefristet eingerichtet, um die im Projekt gewonnenen Erfahrungen und Kompetenzen für die folgenden mehrjährigen gebäudebezogenen Großprojekte (unter anderem Rückumzug ins Stadthaus oder Umzug in die neue Liegenschaft) zu sichern sowie das Anmietungsmanagement langfristig zu stärken.