Da auf dem Markt kein geeignetes Programm für die Fall-Dokumentation und Kontaktnachverfolgung verfügbar gewesen ist, entwickelte die städtische IT-Abteilung innerhalb weniger Wochen ein eigenes Programm, das mittlerweile auch das Interesse anderer Kommunen weckt.

Seit Beginn der Pandemie hat das Gesundheitsamt rund 33.000 Datensätze in Zusammenhang mit Coronaverdachtsfällen gesammelt. Dabei greift das städtische Gesundheitsamt auf die Software Covdi – Covid digital – zurück, die in der Krise von der IT-Abteilung im Personal- und Organisationsamt entwickelt wurde, um eine schnelle Kontaktaufnahme betroffener Personen sicherzustellen.

Sechs Wochen vom ersten Gespräch bis zum Start

Das erste Gespräch zur Unterstützung des Gesundheitsamtes in der Corona-Pandemie hat am 3. April 2020 stattgefunden. Nach diesem Termin wurde kurzfristig ein Online-Formular zur Erfassung der Kontaktdaten, Symptomen, den Kontaktpersonen usw. zur Verfügung gestellt. Auf Basis dieser erfassten Daten wurde dann mit der Entwicklung des Web-Services Covdi begonnen.

„Das Formular und die Anwendung konnten in konstruktiver Zusammenarbeit zwischen Gesundheitsamt und IT weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Kolleginnen und Kollegen angepasst werden“, erklärt David Adler, der das Projekt zur Einführung der Software leitet. Nach einigen Schulungen der Mitarbeitenden ging Covdi am 20. Mai 2020- also nach gut sechs Wochen – in Betrieb.

Die Übertragung der Altdaten in das neue System

Die händisch erfassten Daten der einzelnen Coronafälle wurden vor der Einführung von Covdi im Gesundheitsamt in einen Sharepoint eingetragen und in einer Papierakte abgeheftet. Diese Daten wurden in der Nacht vor dem Start der Software übertragen und im Nachgang durch die Kolleginnen und Kollegen des Gesundheitsamtes aufbereitet, um eine strukturierte Datenbasis im neuen System vorzuhalten.

Es wurden insgesamt 9.653 Fälle in Covdi integriert. In den letzten viereinhalb Monaten sind monatlich ca. 4.500 Fälle hinzugekommen. „Dies führt zu einer beachtlichen Menge von aktuell ca. 33.000 Datensätzen, die bereits in Covdi erfasst und bearbeitet wurden“, so Adler, der den Bereich E-Government und elektronische Verwaltung leitet.

Die Funktionen des Programms Covdi

Die Informationen der Bürgerinnen und Bürger werden strukturiert in einem Online-Formular durch die Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes aufgenommen und automatisch in Echtzeit an Covdi übermittelt. Das Online-Formular erlaubt es auch fachfremden Mitarbeitenden bei der Aufnahme der Fälle zu unterstützen.

Nach der Aufnahme der Kontaktdaten und Informationen zum Krankheitsverlauf werden in Covdi automatisch neue Fälle angelegt.

Die Bearbeitung der Fälle wird durch die automatisierte Anordnung von Abstrichen und Quarantänen unterstützt. Hierzu generiert das System per Mausklick E-Mails mit allen relevanten Informationen der Betroffenen, die im Hintergrund an die zuständigen Stellen im Gesundheitsamt verschickt werden.

Für die weitere Bearbeitung und Dokumentation der einzelnen Fälle können relevante Informationen bspw. Ergebnisse zu Abstrichen, Veränderungen im Krankheitsverlauf oder Kontaktpersonen im System hinterlegt und verknüpft werden.

„Covdi bietet den Mitarbeitenden durch den Verzicht auf die Papierakte die Möglichkeit mobil zu arbeiten“, erläutert Projektleiter David Adler.

Wie hat sich der Arbeitsablauf durch die Einführung von CovDi verändert?

Durch die Datenbank ist es möglich zu prüfen, ob Anrufer bereits bekannt sind oder ob es sich um neue Fälle handelt, die noch zu erfassen sind. Außerdem können die Fälle durch die Vergabe von Fallnummern zugeordnet werden. Die Handhabung der gesamten Ermittlung hat sich vereinfacht, da alle Informationen sofort eingetragen werden können.

Welche Erleichterung bringt das Programm im Vergleich zu vorher?

Durch die vollständige digitale Erfassung der Fälle müssen die im Backoffice, in der Ermittlung und im Quarantäneteam aufgenommenen Fälle nicht mehr in Papierform verteilt werden, alle Informationen sind unter dem Fall gespeichert. Durch Covdi besteht nun Zugang zu einer stets aktuellen Liste der in Quarantäne befindlichen Personen. Diese Liste ist zur Wahrnehmung unserer Aufgaben im „Quarantäne-Team“ essenziell und konnte bisher nur durch tägliche, manuelle Durchsicht der Fallakten angefertigt werden. Dies war mit einem erheblichen zeitlichen Mehraufwand verbunden und aufgrund der hohen Fallzahlen nur eingeschränkt möglich. Ebenso sehr erleichtert hat sich die Verlängerung bzw. Änderung von Quarantänen, die Anordnung von Abstrichen oder die Erfassung von Testergebnissen. „Die Umstellung auf Covdi hat schneller und leichter geklappt als erwartet, da relativ schnell erkannt wurde, wie groß der Gewinn für die tägliche Arbeit ist.“ so das Team im Gesundheitsamt über den Prozess der Digitalisierung.

Wie schnell haben Sie sich an die Nutzung des Programms gewöhnt?

Die Umstellung auf Covdi hat schneller und leichter geklappt als erwartet, da relativ schnell erkannt wurde, wie groß der Gewinn für die tägliche Arbeit ist. Das Programm ist weitgehend selbsterklärend. Die Kolleginnen und Kollegen sind sehr motiviert die digitale Anwendung zu nutzen. Neue Kolleginnen und Kollegen konnten schnell in Covdi eingearbeitet werden.

Die Einsatzplanung des Personals

Das aktuelle Projekt ist die Digitalisierung der Dienstplanung über ein Online-Formular in Verbindung mit einer entsprechenden Webanwendung. Die Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes haben die Möglichkeit sechs Wochen im Vorfeld Ihre gewünschten Dienste, Urlaube und Schichten zu planen. Die Ergebnisse aus dem Formular werden automatisch in einen Kalender in der Webanwendung übertragen.

Innerhalb der Webanwendung wird die Belegung der einzelnen Tage mit einem Ampelsystem sichtbar gemacht. Die Anwendung bietet die Möglichkeit durch flexible Planung eventuellen Über- oder Unterbuchungen entgegen zu wirken und automatisiert Kontakt mit den Mitarbeitenden aufzunehmen.